Start > Recenzje > Książki > WordPress > Nasza recenzja "Alfabet zarządzania projektami" Kopczewski

„Alfabet zarządzania projektami”, Michał Kopczewski

Zarządzanie projektem nie koszka z mleczkiem. Jednak, gdy robi się to w sposób prawidłowy, zespół może odnieść spektakularny sukces. Jak to osiągnąć można dowiedzieć się właśnie z tego podręcznika.

Zaktualizowano:

„Alfabet zarządzania projektami”, Michał Kopczewski

Zarządzanie projektem to zbiór czynności, które wykonuje się w określonym celu i w określonym czasie. Obejmuje inicjowanie, planowanie, realizację oraz kontrolę poszczególnych etapów zadania. To dość skomplikowany proces, który wymaga zaangażowania prawdziwych specjalistów. Dobrze, jeśli mają oni również zdolności przywódcze, bo muszą dobrze kierować swoim zespołem. Jak to połączyć? Jak zarządzać projektem, by pracować wydajnie i skutecznie? Podpowiedzieć może Michał Kopczewski w książce pt.: „Alfabet zarządzania projektami”.

Ogromne doświadczenie

Michał Kopczewski to ekspert zarządzania projektami. Zajmuje się doskonaleniem procesów biznesowych. Pracuje jako konsultant, trener, mentor i prelegent. Szkoli głównie kierowników projektów w największych firmach. Sam jest założycielem firmy Processum, która zajmuje się doradztwem ds. efektywnej organizacji pracy. O jego książce wypowiadają się w samych superlatywach przedstawiciele dużych firm – dr Irena Eris, CUK Ubezpieczenia, Żywiec Zdrój, czy Medicover.

Rzetelne konkrety

Książka „Alfabet zarządzania projektami” został podzielony na sześćdziesiąt dwa rozdziały. Och kolejność została ułożona zgodnie z porządkiem atmosferycznym, stąd też wzięła się nazwa książki. Całość składa się na prawie trzysta stron bardzo konkretnych informacji. Autor porusza wszystkie wątki, jakie mogłyby zainteresować przedsiębiorcę lub osobę odpowiedzialną za zarządzanie projektem. Ten poradnik to must have dla każdego, kto chce prowadzić swoją firmę wyjątkowo sprawnie. Wyjaśniono w nim jak określać czas i cel projektu, jak ograniczyć dokumentację oraz jak komunikować się z zespołem. Pojawia się też aspekt sponsora, indywidualnej roli członków zespołu oraz jego kierownika. Właściwie, w tym poradniku są odpowiedzi na wszystkie pytania, jakie mógłby zadać sobie początkujący przedsiębiorca.

Burza mózgów

Kopczewski podkreśla wagę burzy mózgów. Dobry projekt to nie efekt dyktatury. Jak każda praca zespołowa, powinien być oparty na świadomym udziale każdego uczestnika. Tym bardziej że nigdy nie wiadomo skąd padnie wyjątkowo celna uwaga, która zmieni postrzeganie problemu. Jednakże wspólne myślenie nie jest w pełni wolne od pułapek. Przygotowując się do burzy mózgów, należy zawsze ustalić lub przypomnieć reguły rozmowy. Po pierwsze – nie wolno krytykować cudzych pomysłów. Liczy się szacunek wszystkich członków grupy. Poza tym nawet pozornie głupi pomysł może być inspiracją dla czegoś wartościowego. Każdy może zgłaszać tyle pomysłów, ile chce, a wszystkie muszą zostać zanotowane na wspólnej tablicy. Dobrze, jeśli zespół jest zgrany. Gdy wszyscy czują się swobodnie, to pomysły sypią się jak z rękawa. Wtedy najłatwiej jest wybrać coś realnego. Oczywiście, burza mózgów nie zawsze jest rozwiązaniem. Jeżeli problem ma bardzo specjalistyczną naturę, np. wybór materiału o określonych parametrach – to zająć się tym powinna grupa ekspertów na podstawie rzetelnych wyników, a nie wesołej kreatywności. Niezwykle ważna jest w tym wszystkim rola kierownika projektu, który powinien wszystko nadzorować i czuwać nad ładem.

Cel projektu

Jak mówi Kopczewski, nie można wybierać docelowej planety już po odpaleniu rakiety. Cel jest pierwszą rzeczą, jaką należy ustalić przy rozpoczynaniu projektu. Dobrze sformułowany, sprecyzowany i przede wszystkim – inspirujący cel może być świetną siłą napędową zespołu. Jeśli będzie fantastyczny, to zespół sam będzie dążył do jego realizacji. Poszczególni członkowie będą przerzucać się propozycjami i świetnymi pomysłami. Będą też pracować chętniej, a co za tym idzie – będą wymagać mniejszej kontroli. Na ustalaniu celu powinni brać udział sponsorzy, kierownicy i członkowie zespołu. W przeciwnym wypadku może dojść do wyjątkowo kosztownego nieporozumienia. Łatwo sobie wyobrazić, co by się stało, gdyby cel był inaczej rozumiany przez sponsora i przez zespół. Cele wyznacza się z wykorzystaniem metody „SMART”. Cel powinien być sprecyzowany, mierzalny, ambitny, realny i określony w czasie. Warto jest stworzyć własną kartę projektu. Pomimo że jest to podejście dość biurokratyczne i może generować tony papierów, to dobrze jest się tym zająć. Dzięki temu można dobrze zdefiniować cel projektu, który zostanie zaakceptowany przez sponsora. Wiadomo, osoba, która płaci, musi być zadowolona z efektu prac. Jeśli to, co robimy, będzie różniło się od jego wizji… to może okazać się, że cała praca będzie niepotrzebna.

Kontekst czasu

Wiele osób realizujących projekty przeklina w kierunku kalendarza. Czasu jest zawsze zbyt mało. Niezależnie od tego, ile jest go w rzeczywistości. Czas jest największym katem projektów i największym zbawcą równocześnie. Dlaczego? Pod presją czasu i nieuchronnie zbliżającego się deadline’u ludzie są zdecydowanie bardziej zmotywowani. Gdyby nie mieli nad sobą żadnego ustalonego terminu, to zadania przekładaliby w nieskończoność. Zawsze byłoby do zrobienia coś innego, coś ważniejszego, coś bardziej pilnego. Dzięki terminowi realizacji łatwiej jest ustalić priorytety poszczególnych zadań. Czasem czas realizacji projektu jest skracany w trakcie jego trwania. Zazwyczaj ma to związek z pracami konkurencji. W końcu chodzi o to, by wypuścić swój gotowy produkt na rynek jako pierwszy. Przykładem podawanym przez Kopczewskiego jest wyścig z wprowadzaniem sieci 3G. To Plus GSM pierwszy ogłosił komercyjne uruchomienie sieci komórkowej trzeciej generacji, pomimo że to Era GSM pierwsza rozpoczęła testy. Przegrała konkurencję już w czasie realizowania projektu, mimo tego, że wystartowała szybciej.

Koniecznie do przeczytania

„Alfabet zarządzania projektami” to naprawdę ciekawa pozycja, która powinna znaleźć się w biblioteczce każdego aspirującego przedsiębiorcy. Nie sposób ocenić jej wartości. W zdecydowany sposób ułatwia kierowanie projektem oraz nadzorowanie go. Została napisana bardzo przystępnym językiem. Bez żadnego zawiłego specjalistycznego słownictwa. Rozdziały są krótkie, ale zwierają najpotrzebniejsze informacje. Ponadto, umieszczono w nich praktyczne przykłady i ciekawostki. W każdym rozdziale znajduje się też ramka z sugerowanymi rozdziałami, które łączą się tematyką. Dzięki temu, czytając o burzy mózgów – wiemy, że warto doczytać również o kreatywności.